기획 문서를 작성할 때 꼭! 기억해야 할 3가지
일관성 있는 문서를 작성하자
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기획 문서, 특히 서비스 정책서를 작성할 때 가장 신경써야 할 것은 무엇일까요?
저는 < 일관성 >이라고 생각합니다.
복잡한 기능과 오래 전 히스토리, 레거시가 많은 서비스 정책을 정리하는 기획자 분들도 많을거에요.
하지만 마음처럼 서비스의 A to Z를 정리하는게 쉽지 않을텐데요. 특히 아래와 같은 경우에서 일관성을 유지하기 힘들어집니다.
1) 같은 개념인데, 여러개의 용어를 혼용해서 사용합니다.
예시로, 마이페이지의 정책을 정리할 땐 ‘쿠폰 발행’이라고 적어둔 내용이 홈에서는 ‘할인권 지급’이라고 불리우기도 하죠.
몇년 전 팀에서 사용하던 용어가 바뀌면서 신-구 버전의 단어를 혼재하여 이야기하는 경우가 많은데, 그러다보면 자연스레 문서에도 옛 명칭을 쓰게 되더라고요. 서비스의 히스토리를 잘 아는 팀원들은 혼재된 단어를 자연스럽게 받아들이겠지만, 처음 합류한 팀원 입장에서는 쿠폰과 할인권의 의미가 각각 다르다고 생각할 수도 있어요.
그렇기 때문에 현행화 된 용어를 정책서에 일관되게 잘 적용하는 것이 가장 중요하다고 생각합니다.
2) 가이드에 사용하는 문서 템플릿이 지나치게 달라서,
한번에 이해하기 어려운 경우입니다.
회원가입 프로세스는 그 절차를 도식화해서 나타냈지만, 회원이 프로모션에 참여하는 프로세스는 줄글로 풀어서 설명하는 등등 비슷한 종류의 기능을 정리하는 방식이 다르면, 문서에 통일성이 부족해보일 수 있습니다.
특히 저는 가능한 것은 최대한 도식화하고, 이미지 자료를 많이 활용해서 직관적인 이해를 돕는 가이드 문서를 쓰고 있어요. 일관된 양식으로 서비스 기능을 정리하다보면 정리하는 시간도 아낄 수 있어 효율적입니다!
3) 마지막으로, 문서를 처음부터 순서대로 읽는다고 가정하여,
먼저 언급했던 용어나 기능을 가이드 후반부에 생략하는 경우입니다.
보통 기획/개발 검토가 필요한 기능에 한해 가이드를 꺼내 읽기 때문에, 가이드를 작성한 순서나 그 흐름은 크게 중요하지 않아요. 어떤 항목을 읽더라도 가이드에 있는 용어의 의미와 정책을 쉽게 이해할 수 있도록 문서를 작성한다면 더욱 센스있어 보이겠죠!
그렇다고 똑같은 내용을 모든 페이지에 ctrl c + ctrl v 할 수 없으니, 자주 사용하는 용어와 개념들은 용어집을 따로 만들어서 각 용어가 언급될 때마다 해당 용어집으로 연결되는 동선을 제공하는 방식으로 작업하고 있어요.
잘 만든 정책서가 있다면 히스토리를 보는 입장에서도 좋고, 서비스를 유지보수하며 운영하는 입장에서도 업데이트되는 사항을 관리하기 용이하기 때문에 힘들더라도 운영의 효율성을 위해 꼭 필요한 작업이라고 생각합니다. 문서 작성만 잘 해도 일잘러 기획자로 점수를 받을 수 있으니, <일관된> 정책서를 쓰기 위해 더욱 고민해 보시는 건 어떨까요?
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