✊🏻(실패에서 배운) 마케팅 웨비나 운영 꿀팁 8가지

웨비나는 B2B 기업의 핵심적인 리드 생성 채널입니다. 오프라인 이벤트와 달리 물리적 제약이 적고, 잠재 고객과 직접 소통하며 제품의 가치를 전달할 수 있기 때문이죠. 하지만 많은 B2B 마케터들이 공감하시겠지만, 실제로 의미 있는 리드를 확보하기란 쉽지 않습니다.

저 역시 웨비나 프로젝트를 담당하면서 이 문제로 고민이 많았습니다. 인터넷에는 ‘성공적인 웨비나 기획법’에 대한 글이 가득하지만, 정작 실무자들이 겪는 구체적인 어려움과 그걸 극복한 방법을 다룬 이야기는 찾아보기 어려웠어요.

지난 1년간 시행착오를 겪으며 조금씩 전략을 개선해왔습니다. 처음에는 모호한 타겟팅으로 실패도 했지만, 데이터를 분석하고 새로운 접근법을 시도하면서 의미 있는 변화를 만들어낼 수 있었습니다.

이번 아티클에서는 웨비나를 진행하며 제가 경험한 실패와 성공 사례를 솔직하게 공유해보고자 합니다. 웨비나 기획부터 운영, 후속 관리까지 전체 과정에 걸쳐 실제로 효과 있었던 전략들을 알려드릴게요.

✅ B2B 웨비나 기획 – 첫 단추를 제대로 꿰기

당신도 겪었을, 웨비나 초기 실수 4가지

IT 클라우드 기업에서 웨비나를 운영하며 겪었던 주요 실수 4가지를 정리해 봤어요.

😵 제품과 타겟 고객에 대한 이해 부족

기술 장벽이 높은 제품을 다루다보니 웨비나 주제를 선정할 때 개발/테크 지식을 가진 내부 연사에게 과도하게 의존하는 경향이 있었습니다. 촉박한 일정 속에서 연사 섭외, 주제 선정, 랜딩페이지 제작, 홍보까지 진행하다 보니 마케팅 메시지를 제대로 다듬지 못했습니다. 제품을 완벽히 이해하지 못한 채로도 업무는 할 수 있었지만, 결과의 질적 향상을 기대하기는 어려웠죠.

😵 클릭을 부르는 ‘제목의 힘’을 간과하다

잠재 고객들은 광고, 이메일, 소셜 미디어, 웹사이트 등 다양한 경로로 웨비나를 접하게 됩니다. 수많은 콘텐츠 속에서 눈에 띄기 위해서는 매력적인 제목이 필수적인데요. 타겟 고객에 대한 깊은 이해 없이 ‘클릭을 부르는’ 제목을 기획하기란 생각보다 어려웠습니다.

😵 늘 하던대로 홍보하면 되겠지

시간 부족으로 인해 기존 홍보 방식을 그대로 답습하는 경우가 많았습니다. 동일한 콘텐츠 형태나 마케팅 방식, 단순 홍보성 이메일을 반복하다 보니 새로운 성과를 기대하기 어려웠죠. 더 나은 결과를 위해서는 잠시 멈춰 현재 방식을 돌아보고 변화를 시도했어야 했습니다.

😵 내부 연사만 고집하던 시절

웨비나를 반드시 내부 직원이 진행해야 한다는 고정관념에 사로잡혀 있었습니다. 이미 바쁜 업무 중에 웨비나 준비까지 해야 하는 내부 연사들에게 부담이 될 수밖에 없었죠. 소수의 익숙한 연사들이 웨비나를 진행하다보니 콘텐츠의 다양성도 떨어졌습니다.

매력적인 웨비나 콘텐츠를 기획하기 위해서는 제품과 고객을 깊게 이해해야 한다는 것을 알게 되었습니다. 또한, 효과적인 홍보를 위해서는 유연한 운영 방식이 필요하다는 사실도요.

작지만 효과적이었던 새로운 시도들

1️⃣ 웨비나 기획 템플릿으로 체계화하기

제품과 타겟 고객에 대한 이해도를 높이기 위해 웨비나 기획 템플릿을 개발했습니다. 이 템플릿을 연사와 공유하고 함께 작성하면서, 오가닉 소셜미디어, 이메일 마케팅, 유료 광고 등 다양한 채널의 메시지를 일관되게 기획할 수 있었습니다.

B2C나 직관적인 SaaS 제품의 경우, 마케터가 직접 잠재고객과 고충점을 정의하기 수월한 편인데요. 고관여 B2C나 B2B 제품의 경우는 다릅니다. 이런 상황에서는 체계적인 템플릿을 활용한 협업이 큰 도움이 됩니다.

• 타겟 오디언스 명확화 (구체적 직무명 중심)

• 해당 타겟이 겪는 4-5가지 핵심 페인포인트 도출

• 우리 솔루션으로 해결 가능한 4-5가지 구체적 방안

• 웨비나 참석을 통해 얻을 수 있는 4-5가지 핵심 인사이트

더불어 제품과 고객에 대한 지속적인 학습이 필수적입니다. 저는 다음 항목들을 하나의 문서로 정리했어요.

• 제품의 핵심 가치와 특징

• 주요 사용자의 직무군

• 각 직무군의 세부 역할과 책임

• 제품이 해결할 수 있는 고객의 문제점

이러한 깊이 있는 이해를 바탕으로 연사에게 먼저 주제를 제안할 수 있었고, 결과적으로 잠재고객에게 더 연관성 높은 웨비나 주제를 선정할 수 있었습니다.

2️⃣ A/B 테스트로 매력적인 웨비나 제목 찾기

링크드인으로 웨비나광고를 할 때, 제목의 효과성을 검증하기 위해 A/B 테스트를 실시했습니다. 하나의 웨비나에 대해 서로 다른 관점의 제목을 준비했습니다.

• A안 – 직접적인 제품 비교 접근

  예) “k0s vs k3s vs microk8s: How to Choose a Lightweight Kubernetes Distro”

• B안 – 사용자 상황 중심 접근

  예) “Master Lightweight Kubernetes: Choosing the Right Fit for Your Use Case”

5일간의 테스트 결과, A안이 더 높은 CTR(클릭률)과 더 낮은 CPC(클릭당 비용)를 기록했어요. 이 데이터를 바탕으로 전체 광고 메시지를 A안의 방향으로 통일했습니다.

또한, 웨비나를 운영하며 쌓인 데이터를 분석해 효과적인 제목의 특징을 찾아나갔습니다. 저희 기업의 경우 다음과 같은 제목 형식이 특히 효과적이었어요.

• 실제 사례 중심 (예) “2 Real-world use cases”

• 실시간 데모 강조 (예) “Live demo”

• 경쟁사 제품 비교 (예) “k0s vs k3s vs microk8s”

3️⃣ 데이터 분석을 통한 마케팅 성과 최적화

웨비나 홍보 효과를 극대화하기 위해, 데이터 기반의 체계적인 분석과 전략 수립을 진행했습니다. 월별/분기별 회고 과정에서 아래와 같이 데이터를 분석하고 인사이트를 도출했습니다.

• 채널별 성과 분석

  • GA4를 통한 랜딩페이지 트래픽 분석

  • 웨비나 등록자 유입 소스 추적 (웨비나 플랫폼 분석 기능 활용)

  • 링크드인 광고는 트래픽 유입에, 이메일은 전환율에 강점

• 타겟 직무 최적화

  • 마케팅 채널별 반응률 높은 직무군 파악

  • 이메일 마케팅에서 확인된 반응률 Top 5 직무를 링크드인 광고 타겟팅에 적용

• 크로스 채널 메시지 최적화

  • 고성과 광고 카피를 오가닉 소셜 콘텐츠 카피에 활용

  • 채널간 시너지 효과 창출

• 소셜미디어 콘텐츠 형태 최적화

  • 다양한 형태 테스트 (캐로셀, 비디오, 텍스트, 이미지, 설문 등)

  • CTR 지표를 기반으로 효과적인 형태 확인

  • 저성과 콘텐츠 형태는 과감히 배제

데이터 중심의 접근을 통해 점진적으로 마케팅 성과가 개선되는 것을 확인할 수 있었습니다.

4️⃣ 외부 연사 협력을 통한 웨비나 전략 확장

웨비나 내용을 자사 제품 중심에서 산업 전반의 인사이트를 다루는 방향으로 확장했습니다. 이를 위해 전문성과 네트워크를 갖춘 외부 연사를 초청하는 새로운 시도를 했습니다. 외부 전문가들에게 웨비나 운영과 홍보를 지원하겠다는 협력을 제안했죠.

또한 웨비나를 두 가지 카테고리로 체계화했습니다. 자사 제품을 직접적으로 언급하는 GTM(고투마켓) 웨비나와, 외부 연사들과 함께 산업 트렌드와 기술 인사이트를 다루는 커뮤니티 웨비나입니다.

그 결과 웨비나 등록자 수와 신규 리드 획득에서 역대 최고 기록을 달성할 수 있었어요. 전환에 기여하는 ‘유의미한 리드’ 기준에 당장은 완벽하게 부합하지 않더라도, 장기적인 브랜드 가치 강화로 이어질 것으로 기대됩니다.

✅ B2B 웨비나 운영 – 실수 없는 시스템 구축하기

5️⃣ 실패 확률 0% 만드는 마스터 체크리스트

탄탄한 웨비나 기획 이후에는 꼼꼼하고 빈틈없는 운영이 뒷받침되어야 합니다. 엑셀이나 협업 툴을 활용해 팀 전체가 실시간으로 현황을 파악할 수 있는 체크리스트를 만들어보세요.

6️⃣ 10분의 리허설로 얻는 60분의 안정감

웨비나 성공의 핵심은 철저한 사전 준비에 있습니다. 웨비나 1주일 전에는 반드시 실제 환경과 동일한 조건에서 리허설을 진행합니다. 또한, 웨비나 당일에 원활한 진행을 위해 연사와 시작 15분 전에 만나 마지막 점검을 진행합니다. 별도로 연사용 미팅 초대장을 발송해두면 좋아요.

• 리허설 일정 관리

  • 웨비나 날짜가 확정되면 즉시 연사와 일정을 조율

  • 웨비나 1-2주 전 리허설 미팅 초대장 발송

  • 약 15분 정도의 간단한 리허설로 핵심 사항 점검

• 리허설 체크 포인트

  • 웨비나 플랫폼 접속 방법 안내

  • 플랫폼 주요 기능 시연

  • Q&A 세션 진행 방식 점검

  • 발표 자료 최종 리뷰

체계적인 시스템 구축과 철저한 리허설을 통해 매끄럽게 웨비나를 운영할 수 있습니다.

✅ B2B 웨비나 후속 관리 – 끝까지 리드를 사수하기

웨비나가 끝난 후에도 참여자들과의 관계를 이어나가는 것이 중요합니다. 웨비나 신청자의 상당수는 실제 참여(접속)로 이어지지 않는데요. 이를 고려하여 적절한 후속 조치로 당일에 참여하지 못한 잠재 고객에게도 가치를 전달할 수 있죠.

7️⃣ 후속 이메일 최적화 전략

웨비나 종료 후 발송하는 이메일은 참석자와 미참석자에 모두에게 중요한 터치포인트가 됩니다. 단순한 감사 인사를 넘어 실질적인 가치를 전달하고, 웨비나를 한 단계 업그레이드 하기 위한 전략적인 접근이 필요합니다.

• 감사 인사와 함께 웨비나 녹화본 제공

• 매력적인 제목으로 이메일 오픈율 향상 (“다시보기”, “설문 참여 혜택” 등)

• 네이버페이 포인트 등 인센티브를 활용한 설문 참여 유도

설문의 경우, 간단하면서 핵심적인 질문으로 구성하여 응답률을 높입니다.

• 웨비나 전반적 만족도 평가 (척도형)

• 추가 학습 의향 확인 (예/아니오)

• 관심 세부 주제 파악 (선택사항)

• 동료 추천 의향 (예/아니오)

• 불만족 사유 파악 (선택사항)

• 쿠폰 발송을 위한 기본 정보 수집

8️⃣ 다시보기 웨비나를 활용한 2차 홍보

녹화된 웨비나 콘텐츠를 활용해 지속적인 리드 유입을 창출할 수 있습니다. 웨비나의 주요 내용을 위주로 하이라이트 영상을 만들어보세요. 2-3분 길이의 19:6 가로 버전과 핵심만 담은 1분 길이의 9:16 세로 버전 영상을 준비합니다.

Lilys AI와 같은 AI 영상 요약 툴을 활용하면 빠르고 쉽게 편집할 수 있습니다. 스크립트를 자동으로 추출하고 그 내용을 바탕으로 캐로셀을 제작해보세요. 웨비나의 주요 내용을 전달하는 이미지 위주의 콘텐츠로 온디맨드(다시보기) 리드를 기대할 수 있습니다.

성공적인 웨비나 운영에 정해진 공식은 없습니다. 지속적인 데이터 분석과 새로운 시도를 통해 자사에 맞는 성공 방정식을 찾아가는 것이 중요할 뿐이죠. 오늘도 리드 획득을 위해 고군분투하는 모든 마케터를 응원하며 글을 마칩니다.

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