행사 모객부터 운영까지, 올인원 행사 서비스를 제공하는 이벤트 플랫폼 이벤터스입니다. 행사에서 가장 골치 아픈 요소 중 하나는 바로 참가자의 ‘노쇼’인데요. 이번 콘텐츠를 통해 노쇼에 대응할 수 있는 효과적인 전략에 대해 말씀드릴게요.
행사 노쇼의 의미
참가 등록했지만 행사 당일 방문하지 않은(no-show) 참가자를 뜻합니다. 온라인 행사의 노쇼 비율은 평균 35%이며, 참가비가 없는 무료 행사의 경우 무려 50%까지 그 비율이 상승한다고 합니다.
행사 노쇼 발생 이유
링겔만 효과(Ringlemann effect)를 들어 보셨나요? 집단 속에 참여하는 사람의 수가 많아질수록 한 사람이 성과에 미치는 공헌 정도는 줄어든다는, 집단적 심리 현상을 의미하는데요. 여러 사람이 줄다리기를 같이할 때 “나 하나쯤 힘 덜 줘도 되겠지”라고 생각하는 누군가를 떠올린다면 쉽게 이해가 되실 거예요. 바로 이러한 심리적 요인에서 노쇼가 발생된다고 볼 수 있습니다.
행사 노쇼로 인해 다른 잠재 행사 참가자들은 참여 기회를 놓치고 기업의 금전적인 손해도 커지게 됩니다. 그동안 노쇼 때문에 고민이 많으셨을 행사 담당자를 위해,행사 노쇼를 줄이는 5가지 방법을 소개합니다.
행사 노쇼를 막을 수 있는 5가지 방법
1️⃣ 여러 번의 리마인드 메일 · 문자 보내기
행사 시작 전 신청자에게 여러 번의 리마인드 메일을 보내세요. 7일 전/3일 전/1일 전/2시간 전/행사 시작 10분 후 등 최소 5번의 리마인드 메일을 보내는 것이 좋습니다. 행사 시작 바로 전후에는 문자를 활용해 보세요. 실제 이벤터스 웨비나 라이브 진행 시, 행사 시작 10분 뒤에 문자를 보내자 참가자 수의 8%가 증가했습니다.
2️⃣ 행사 신청자를 대상으로 마케팅하기
마케팅은 모객에도 중요하지만, 실제 행사 참여를 유도하는 과정에도 중요한 수단입니다. 행사에 대한 콘텐츠가 많을수록 신청자는 행사에 참여하고자 하는 마음이 커지죠. 행사 내용을 담은 리마인드 메일뿐 아니라 행사 내용을 담은 SNS 콘텐츠, 행사 신청자 대상 이벤트 등 행사 당일까지 다양한 마케팅 캠페인을 통해 신청자의 관심을 유지해 보세요.
3️⃣ 참석자 한정 혜택 제공하기
행사에서만 받을 수 있는 혜택과 기회를 제공하여, 신청자의 행사 참여율을 높여보세요. 이벤터스는 주로 ‘경품추첨’ 솔루션을 통해 참가자에게 소정의 선물을 제공하며, 행사 신청자를 참가자로 만들기 위해 노력하고 있습니다. 꼭 금전적인 혜택일 필요는 없습니다. 참가자끼리 혹은 연사와 네트워킹하는 시간을 제공하는 것도 좋은 혜택이 될 수 있어요.
4️⃣ 참가 신청 단계에 허들 만들기
참가 신청 단계가 어려워지면 행사 참여율이 오히려 높아질 수 있습니다. 먼저 예치금 혹은 소정의 참가비를 받는 방법입니다. 비용을 지불해야 하는 행사의 경우, 타겟들이 더 신중하게 행사 신청을 하기 때문에 행사 참여율이 더 높아질 수 있습니다.
행사 신청 시 사전 설문을 받는 것도 또 다른 방법입니다. 신청자에게 행사에 기대하는 바 혹은 연사에게 하고 싶은 질문 등을 물어보세요. 질문을 적는 능동적인 행위를 통해, 신청자는 이에 대한 답을 얻고자 행사에 참여할 확률이 높습니다.
5️⃣ 신청 취소는 쉽고 간편하게 세팅하기
취소 과정이 번거롭거나 호스트에게 직접 취소 연락을 취해야 하는 행사일수록 더 많은 노쇼가 발생합니다. 신청 취소 단계를 간소화하거나, 행사 참가가 어려워진 신청자가 스스로 신청을 취소할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.
행사 노쇼 방지 자동화, 이벤터스 플랫폼을 활용해 보세요
- 리마인드 메일과 문자뿐 아니라 RSVP(참석 여부 확인) 메일도 자동화하여 보낼 수 있어요
- 행사 대기자 기능을 통해 행사에 취소자가 생기더라도, 다른 신청자에게 바로 참여 기회를 줄 수 있어요.
- 행사 참석율을 높이는 경품추첨·질의응답 솔루션을 제공해요
노쇼 참가자를 위한 후속 액션?
이런 노력에도 노쇼는 발생하기 마련, 앞으로는 노쇼 방지를 위해 이렇게 대응해 보는 건 어떨까요?
🍯 노쇼 참가자에게 먼저 연락해 보세요
누구든 어쩔 수 없이 행사에 참여하지 못하는 상황도 있기 마련이죠. 노쇼 참가자에게 아쉬움이 담긴 후속 메일을 보내 이후 행사에 대한 참여를 유도할 수 있습니다.
🍯 행사 보고서와 요약집을 제공해 보세요
행사 보고서나 요약집이 담긴 메일 등을 통해, 행사 미참석자와도 연결을 계속 이어나가보세요. 콘텐츠를 흥미롭게 느낀 미참석자들은 추후 우리 기업과 서비스, 행사에 지속적인 관심을 보일 수 있어요.
🍯 다음 약속을 잡아보세요
어쩔 수 없는 상황으로 행사에 참여하지 못한 참가자들을 위해 온라인 미팅, 1:1 커피챗 등 우리와 다시 한번 관계 맺을 수 있도록 다음 액션을 제시해 보세요.
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