안녕하세요, 벌써 2025년도 2주밖에 남지 않았네요. 이번 글에서는 저희 팀에서 업무 협업 툴로 Asana(아사나)를 선택한 이유에 대해 말씀드리려 합니다. 팀 단위의 업무를 수행하다 보면 간단한 Task부터 시작해서 프로젝트 단위로 일이 커지는 경우가 빈번합니다. 이런 상황에서 만약 협업 도구가 없으면 각자 어떤 일을 하고 있고, 업무 진행 상황이 어떤지 일일이 체크하기가 어렵습니다. 팀 구성원이 많다면 불필요한 커뮤니케이션 비용과 시간이 증가하고, 최악의 경우 업무를 놓치는 경우도 발생합니다.
Asana는 이런 니즈를 100%는 아니지만 어느 정도 해결해 주는 협업 도구입니다. 현시점에서 선택할 수 있는 협업 도구는 굉장히 많습니다. 지라, 먼데이닷컴, 트렐로, 노션 등 각각의 장단점이 있는데요. 어떤 툴을 선택하든 상황에 맞게 최대한 활용해서 업무 효율을 높이면 됩니다. Asana를 도입하기 전에는 팀 회의에서 주요 업무를 공유하긴 했지만, 각자 맡은 업무를 개인 노트에 기록하거나, 메신저를 통해 공유했습니다.
초기에는 이 방식이 빠르고 편해 보여도, 팀원 각자가 맡고 있는 고객사 프로젝트별 업무량이 급격히 증가하면 문제가 드러납니다. 수많은 대화 속에 중요한 업무 히스토리가 파묻혀 Task 별 진행 상황을 구체적으로 파악하기 어렵고, 팀장 입장에서는 팀원의 업무가 정체되는지 파악이 어려우니 도움을 주고 싶어도 도와주지 못하는 상황이 생깁니다.
이러한 비효율을 해결하고 커뮤니케이션을 원활히 하기 위해 저희 팀은 ‘Asana’라는 협업 도구를 도입했습니다. 이전 회사에서 ‘Asana’를 경험한 적이 있는 제가 도입을 제안했는데요. Asana에 다양한 기능이 있지만 꼭 필요한 기능만 쓰면서, 모든 업무의 시작을 Asana에서 Task 카드를 만드는 것으로 업무 체계를 잡았습니다. Task를 카드 형태로 만들면 그 안에서 모든 히스토리 관리를 비롯해서 Sub Task를 생성할 수 있고, 시간이 지나도 Task 카드를 검색하면 업무 내용 파악이 가능합니다.
요즘은 대부분의 협업 도구에서 AI를 맨 앞에 내세우지만, 사실 AI는 부가기능이지 필수 기능은 아닙니다. Asana는 팀 전체의 워크플로우를 시각화할 수 있고, 직관적인 UI 덕분에 처음 접하는 사용자도 쉽게 적응할 수 있다는 점이 장점입니다.
저희 팀이 Asana를 도입하고 가장 만족하는 포인트는 크게 세 가지입니다.
Task 현황을 다양한 관점에서 체크할 수 있는 'Custom Field'
업무를 Task라고 정의하고, Task 카드에는 업무 담당자와 관련 내용을 기록합니다. 마감일, 우선순위, 요청자, 결과(목표), 설명 등 필요한 데이터를 커스텀 필드로 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 이렇게 축적된 데이터는 대시보드로 시각화할 수 있고, 다른 팀원이 봤을 때 업무를 파악하기 용이하므로 다소 귀찮더라도 기본적인 항목 정보는 채워야 합니다. 가령, 결과(목표) 필드를 입력하지 않고 일을 시작하면 처음에 전달받았던 요구사항과 다른 방향으로 업무가 진행되는 것을 방지할 수 있습니다.
간반(Kanban) 보드로 업무의 흐름 시각화
간반 보드는 업무의 흐름을 시각적으로 관리하기 위한 도구입니다. 원래 일본 도요타 자동차의 생산 관리 방식에서 유래했는데 요즘에는 프로젝트 및 일정 관리 등 다양한 분야에서 쓰이고 있습니다. 저희 팀의 간반 보드는 4개의 열로 나뉩니다. 각 작업은 카드(Card) 형태로 존재하고 진행 상황에 따라 왼쪽에서 오른쪽으로 옮기게 됩니다.
할 일 : 아직 시작하지 않은 작업들
수행중 : 담당자가 배정되어 작업하고 있는 상태
완료 : 작업이 완료된 상태
보류 : 일이 홀딩되어 진행이 불가한 상태
전체 실시간 진행 상황 체크, 대시보드(Dashboard)
대시보드를 통해 프로젝트별 진행률과 팀원별 업무 로드를 실시간으로 확인합니다. 팀장은 전체 업무 처리 현황을 파악할 수 있고, 팀원이 과도한 업무를 부담하고 있다면 조정합니다. 어떤 고객사에서 요청이 많은지, 우선순위가 높은 업무가 많은지 등을 체크합니다. 팀 회의를 들어가기 전에 전체가 대시보드를 확인하고 필요한 논의를 시작합니다. 대시보드는 각 카드별 필드 데이터가 모여서 완성되므로 각자 정확한 데이터를 입력하게 됩니다.
협업 도구 기능이 아무리 훌륭해도 기본적인 기능도 잘 쓰지 못하면 소용이 없습니다. 결국 그것을 사용하는 조직과 팀의 의지와 규칙 준수가 중요합니다. Asana 같은 협업 도구 도입을 망설이고 계신다면 Trial 기간을 적극 활용하시기 바랍니다. 2주 정도 무료 사용 기간을 제공하는데 사용해 보면서 팀에 맞는지 테스트해보시길 권장 드립니다. 꼭 Asana가 아니어도 괜찮습니다. 커뮤니케이션 효율 개선이라는 목적만 달성할 수 있다면요.