1️⃣ 더 효율적으로 일하는 방법 From Slack, Indeed, BetterUp

원본 링크 1 : https://slack.com/intl/ko-kr/blog/collaboration/mastering-time-management-at-work

원본 링크 2 : https://www.indeed.com/career-advice/career-development/ways-to-be-more-productive

원본 링크 3 : https://www.betterup.com/blog/working-smarter-not-harder

✅ 더 효율적으로 일하는 방법 From Slack, Indeed, BetterUp

– 우리는 모두 더 효율적으로 일해야 합니다. 약간의 휴식 시간을 위해서 혹은 더 높은 연봉을 위해서, 물론 각자의 이유는 다를 수 있습니다. 하지만 더 효율적으로 일하는 것은 거의 대부분의 상황에서 꽤나 도움이 됩니다.

– 그렇기 때문에 우리는 더 효율적으로 일하기 위해 항상 고민합니다. 효율적으로 일한다는 것은 때로는 본능과의 치열한 전쟁처럼 느껴지기도 합니다. 우리의 마음속에는 일을 방해하는 것을 즐기는 매우 강력한 무언가가 존재하는 것 같아요.

– 그래서 오늘은 일하는 사람들을 위한 서비스를 제공하는 Slack, Indeed, BetterUP에서 직접 발행한 글들을 가져왔습니다. 바로 더 효율적으로 일하는 방법에 대해 말이죠.

✅ 더 효율적으로 일하는 방법에 대해 3개의 글에서 일부를 발췌하여 직접 엮은 글

1. 시간 추적하기

– 생산성은 결국 정해진 시간 동안 만들어 내는 결과물입니다. 시간을 핵심입니다. 먼저 내가 하루를 어떻게 보내고 있는지를 알기 위해 시간을 추적해 보세요.

– 시간을 추적하면 내가 어떤 사이트에 가장 오랜 시간 머무는지, 언제 집중력이 약해지는지 등에 대해 파악할 수 있습니다. 이 과정을 통해 우리는 자연스럽게 개선해야 하는 부분들에 대해 알게 됩니다. 생산성 향상은 현재 상황에 대한 분석부터 시작됩니다. 

2. 작은 목표 설정하기

– 큰 목표를 달성하기 위해 여러 가지 방법을 시도하고 이를 실현하는 데는 오랜 시간이 걸릴 수 있으므로, 하루 동안 작은 목표를 계획하는 것이 좋습니다.

– 예를 들면 필수 서류 제출, 4개의 고객 이메일 응답, 향후 프로젝트를 위한 리소스 수집과 같은 작업들을 달성 가능한 작은 목표로 설정할 수 있습니다.

– 이러한 작은 목표들을 이정표로 활용하여 더 큰 목표에 대한 진행 상황을 측정할 수 있습니다. 작은 목표를 달성하면서 큰 목표에 대한 진척 상황을 시각화하고 파악함으로써 목표 달성에 대한 동기부여를 높일 수 있습니다.

3. 방해 요소를 차단하기

– 예상치 못한 방해 요소들로 인해 생산성이 크게 저하될 수 있습니다. 방해 요소들을 차단하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 노이즈 캔슬링 헤드폰을 사용할 수도 있고, 혼자서 문을 닫은 채로 작업할 수도 있습니다.

– 물론 동료들과의 빠른 커뮤니케이션도 중요합니다. 이런 경우에는 집중 업무 시간을 정하고 동료들에게 공유하는 것이 좋은 방법일 수 있습니다.

– 갑자기 발생하는 비공식적인 회의는 최소화하는 것을 추천합니다. 간혹 우리는 간단한 메세지 하나로 해결될 문제에 대해 너무 많은 시간을 빼앗깁니다.

4. 가장 어려운 일을 먼저 처리하기 

– 우리가 하루에 가지고 있는 에너지의 양은 정해져 있습니다. 그리고 시간이 지날수록 그 에너지는 약해집니다.

– 가장 많은 에너지를 가지고 있을 때 가장 크고, 가장 어렵고, 가장 중요한 작업을 먼저 처리하세요. 무조건 그 작업을 완료한 뒤에 다른 작업을 진행하세요. 사소한 일을 핑계로 중요한 일을 더 이상 미루지 마세요.

5. 현실적인 타임라인 만들기

– 파킨슨의 법칙은 “일은 그것을 완료하는 데 할당된 시간을 채우기 위해 확장된다”라고 말합니다. 우리가 무의식적으로 마감 시간에 맞춰 일을 진행한다는 뜻입니다. 이로 인해 우리는 3시간이면 완료할 수 있는 일을 하루 종일 하게 됩니다. 

– 다만 우리는 자신의 역량을 과대평가하는 경향이 있기 때문에 절대 무리하게 타임라인을 잡아서는 안됩니다. 약간의 여유가 느껴질 정도의 타임라인이 적당합니다.

6. 멀티태스킹 하지 않기

– 멀티태스킹에 대한 과학적 근거는 명확합니다. 미국심리학회(American Psychological Association)에 따르면 멀티태스킹으로 인해 생산성을 저하시키는 “전환 비용”이 발생합니다.

– “전환 비용”은 기존 작업에 집중하다가 다른 작업에 집중하기 위해 사용되는 에너지를 의미합니다. 멀티태스킹은 우리의 에너지를 빠르게 소모시킵니다. 또한, 실수를 할 가능성도 높아집니다. 거의 모든 생산성의 대가들이 하지 말라는 데는 이유가 있습니다.

7. 주기적으로 휴식하기

– 바쁘게 업무를 하다 보면 휴식을 놓치는 경우가 많습니다. 하지만 주기적으로 휴식하는 것이 장기적으로는 생산성 향상에 도움이 됩니다.

– 휴식을 취할 때는 스트레칭을 하고, 물을 마시는 것을 추천합니다. 이러한 행위는 우리의 에너지를 충전시켜 다시 다음 작업에 집중할 수 있는 에너지를 줍니다.

– 25분 작업 후 5분 휴식을 취하는 뽀모도로 방식을 적용해 보는 것도 추천드립니다. 자신에게 적합한 방법을 찾을 때까지 다양한 방법들을 시도해 보세요.

8. 주변 환경 정리하기

– 내셔널 지오그래픽에서 심리학자와 신경과학자들은 혼란이 인지, 정신 건강 및 행동에 부정적인 영향을 미친다고 말했습니다. 시각적 혼란은 스트레스와 불안감을 증가시킵니다. 더 나은 의사 결정을 위해 주변 환경을 정리하세요.

– 깨끗한 책상을 유지하세요. 지금 당장의 업무에 사용하지 않는 브라우저 탭은 모두 닫아두세요. 업무 집중 시간에는 핸드폰을 보이지 않는 곳에 보관하세요. 노트북 내 파일을 정리하세요. 일정 관리를 위해 캘린더를 정리하세요.

9. 업무 전에 질문하기

– 관리자에게 궁금한 점들은 업무 전에 질문하세요. 의도를 명확히 파악해야 더 효율적으로 일할 수 있으며 나중에 발생할 수 있는 문제들을 사전에 방지할 수 있습니다.

– 관리자가 도움을 줄 수 있는 부분에 대해 혼자서 문제를 해결하려고 애쓰다가 지칠 필요가 없습니다. 가능한 한 빨리 질문하세요.

✅ 팀원들과 이런 이야기를 나눴어요.

– 저희 팀에는 집중 모드 제도가 있어요. 슬랙에서 ‘🔥 집중하는중’ 상태를 설정해 두면 팀원들의 질문이나 요청에 바로 답변하지 않아도 되는 것이죠. 정말 급한 건이라면 급한 팀원이 집중 중인 팀원의 자리로 가서 대면으로 혹은 유선상(재택 중인 경우)으로 알려야 해요.

– 아직까지는 이러한 제도가 매우 효과적으로 동작하고 있어요. 정말 급한 건이라면 어떻게든 찾게 되고 ‘🔥 집중하는중’이라고 해도 2시간에 한 번은 슬랙을 확인하는 것으로 결정했기에 급한 건으로 인한 문제도 없었어요.

– 팀 전체의 생산성 향상을 위해 팀원분들과 논의하셔서 저희 팀처럼 집중 모드 제도를 도입해 보셔도 좋을 것 같아요.

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