어느덧 AX 워크숍의 셋째 주가 시작되었습니다. 벌써 워크숍 전체 일정에서 절반 지점에 온 셈인데요. 첫 주에 진행한 프롬프트 작성, 둘째 주의 심층 리서치와 노트북LM 활용하는 단계까지 거치면서 워크숍 분위기도 많이 달라졌죠. 이제 워크숍 시작 전에도 AI로 뭔가 작업을 하고 있는 모습이 보이더군요.
오늘 3주 차 첫 번째 세션은 기획팀 정 과장의 질문으로 시작됐습니다.
최프로님, 지난주 정보 수집 단계, 그중에서도 노트북LM은 정말 업무에 큰 도움이 되고 있습니다. 진작 알았으면 야근을 좀 줄일 수 있었을 텐데 하는 생각이 들더군요.
그런데 사실 저는 오늘 진행될 내용에 더 기대가 큰 데요. 저희 기획팀의 경우 업무 특성상 워낙 보고서가 많거든요. 항상 하는 일인데도 늘 어렵네요. 특히 이걸 어떤 구조로 풀어내야 할지 첫 단추를 꿰는 게 가장 막막합니다.
정 과장의 말처럼 모든 직장인들에게 각종 보고서나 기획안 등 문서 작성은 피할 수 없는 숙명이죠. 직장인 70%가 보고서 때문에 상당한 스트레스를 받고, 업무 시간의 3분의 1을 문서 작업에 쓴다는 통계도 있습니다. 단순히 글쓰기 실력의 문제가 아니라, 우리 모두가 겪는 구조적인 문제입니다.
저는 화면에 그림을 하나 띄웠습니다. 한 남자가 미로 속을 헤매고 있는 그림이죠. (커버 이미지)
하지만 AI를 활용할 때는 상황이 좀 다릅니다. 이 고통스러운 문서 작업의 미로 속에서, 우리는 길을 헤매는 사람이 아니라 위에서 명확한 방향을 제시하는 설계자가 되어야 합니다. 구체적인 작업들은 AI가 하게 되니까요.
비즈니스 문서는 명확한 목적이 있습니다.
(이 부분이 중요한 이유는.. 문서의 목적을 명확히 하는 것이 인간이 해야 할 일의 핵심이기 때문이다라는 내용 추가)
우리가 보고서 작성에 어려움을 겪고, 또 여러 차례 다시 작성을 하게 되는 이유는 목표 설정이 불분명한 상태에서 일단 내용 채우기를 먼저 하기 때문입니다. 보고서는 종류와 대상에 따라 완전히 다른 글이 되어야 합니다.
물론 투자사나 광고주 등 외부를 향한 문서도 있지만, 오늘은 직장 상사에게 보고하는 상황을 전제로 각 문서의 핵심 목적이 어떻게 다른지에 집중해 보겠습니다.
우리가 일반적으로 보고서라고 통칭하지만 크게 세 가지 유형으로 나눠볼 수 있는데요. 그리고 각 유형에 따라 반드시 포함해야 할 내용과 구성 또한 달라져야 합니다.
유형 1: 보고서 (Report)
지금 무슨 일이 일어나고 있지? 에 대해 보고 대상이 파악을 하기 위한 문서입니다. 현황에 대한 객관적 파악에이 중심이라고 할 수 있죠. 따라서 보고서에는 핵심 지표, 진행된 업무, 그리고 이슈 및 차단 요소가 명확히 담겨야 합니다.
유형 2: 기획안 (Plan)
이 일을 어떤 방향으로 진행해야 하지?라는 것에 대한 설계도입니다. 여러 대안을 분석하고 비교하며, 우리가 선택할 최적의 경로와 그 이유를 논리적으로 증명해 의사결정을 지원하는 것이 핵심입니다. 이를 위해 문제 정의, 분석 프레임워크, 대안별 비교를 거쳐 최종 권고안을 제시하는 구조를 갖춰야 합니다.
유형 3: 제안서 (Proposal)
왜 이 일을 해야 하는 거지?라는 의문에 대한 설득이 목표입니다. 이를 위해 우리가 문제를 어떻게 바라보는지(관점), 어떤 독창적인 해결책을 가졌는지(솔루션), 그리고 왜 '우리'가 이 일을 해야만 하는지(당위성)를 기대효과와 함께 제시해 상대의 행동을 이끌어내야 합니다. 그렇기에 제안서에는 문제 정의, 우리의 해결책, 그리고 구체적인 실행 계획이 포함되어 상대를 움직여야 합니다.
이처럼 각 문서의 목적과 핵심 구성을 명확히 인지하고 작성한다면, 우리가 가장 듣기 싫어하는 질문, 바로 "그래서 하고 싶은 말이 뭐죠?"라는 말을 피할 수 있습니다.
결국 모든 비즈니스 문서는 '내가 무엇을 말하고 싶은가'가 아니라, '상대가 무엇을 듣고 싶어 하는가'라는 관점에서 시작되어야 합니다. 이 원칙만 지켜도 여러분의 문서 소통은 훨씬 명확해질 겁니다.
AI와 보고서 함께 작성하기
이제 각 비즈니스 문서의 목적이 어떻게 다른지 명확해졌을 겁니다. 어떤 방향으로 문서를 작성할지 명확해졌다면, 이제 AI에게 구체적인 지시를 내릴 차례입니다. 이 과정에서 구조를 잡는 '설계' 단계와 초안을 작성하는 '집필' 단계를 도와줄 두 가지 강력한 AI 도구를 소개해 드리겠습니다.
실습을 위해, 지난 시간 우리가 조사했던 'MZ세대 퇴사율 증가'라는 주제를 다시 가져와 보겠습니다. 이 주제를 가지고 우리는 '기획안'을 작성하는 것으로 가정해 보죠. 현황 분석에서 그치는 것이 아니라, '그래서 앞으로 어떻게 할 것인가'에 대한 구체적인 방향을 제시하는 것이 목적이기 때문입니다. 따라서 문서의 제목은 'MZ세대 인재 이탈 방지를 위한 리텐션 전략 기획안'이 되겠네요.
그럼, 이 기획안의 뼈대를 세우는 첫 번째 단계로 넘어가 보겠습니다.
1. 생각의 지도를 그려주는 AI : Whimsical Diagrams
생각을 정리하는 여러 방법이 있지만, 가장 직관적이고 강력한 도구는 역시 마인드맵입니다. 생각을 시각적으로 펼쳐 논리의 뼈대를 세우는 데 이만한 것이 없죠. 하지만 현실은 어떤가요? 시간에 쫓겨 가장 중요한 '설계' 단계를 생략하고 본문부터 채워 넣기 급급합니다. 이는 설계도 없이 집을 짓겠다는 것과 같습니다.
바로 이 치명적인 실수를 막아주고, 우리의 기획을 탄탄하게 만들어주는 AI 도구가 Whimsical Diagrams입니다.
1단계. NotebookLM과 Whimsical Diagrams GPT의 콜라보
좋은 마인드맵 도구는 많습니다. 하지만 Whimsical을 특별히 추천하는 이유는, 단순히 그리는 도구를 넘어 우리의 생각을 AI와 함께 '구조화'하는 파트너가 되어주기 때문인데요.
먼저 챗GPT를 열고, 'GPT-탐색하기' 메뉴에서 'Whimsical Diagrams'를 검색합니다. 이 서비스를 이용하면 기존처럼 우리가 한 땀 한 땀 마인드맵을 그리는 것이 아니라 텍스트를 통해 마인드맵 초안을 작성하도록 할 수 있습니다. (이하 GPT 내의 Whimsical은 '윔시컬GPT')
그럼, 이제 우리는 지난 시간 만들어 두었던 NotebookLM에 가서 아래와 같이 요청합니다.
나는 'MZ세대 인재 유출 방지를 위한 리텐션 전략 기획안'을 작성하려고 해. 너는 내가 업로드한 모든 자료를 분석한 전략 컨설턴트로서, 의사결정권자를 설득하기 위한 기획안의 핵심 목차 초안을 만들어줘. 아래 구조를 반드시 포함해 줘.
1. 문제 정의: 데이터에 기반해 현 상황의 심각성과 핵심 원인을 3가지로 요약
2. 해결 방안: 단기/중장기 관점에서 실행 가능한 해결책들을 구체적으로 제시
3. 기대 효과: 각 해결책을 실행했을 때 예상되는 정량적/정성적 효과 분석
4. 최종 권고안: 우리가 가장 먼저 집중해야 할 핵심 전략 1가지와 그 이유
당연한 이야기지만, 노트북LM에서 요청하는 이유는 지금까지 우리가 조사한 내용이 모두 이곳에 있기 때문인데요. 아래는 가우스 F&B 내부 자료 및 심층 리서치 자료 등을 올려둔 노트북LM의 링크이니 직접 입력해 보세요.
이후 노트북LM에서 작성한 내용을 토대로 윔시컬 GPT에 마인드맵을 요청하면 되겠죠.
나는 'MZ세대 인재 유출 방지를 위한 리텐션 전략 기획안'을 작성하려고 해. 아래 내용을 토대로 마인드맵을 작성해 줘.
(기타 추가 사항을 작성한 뒤 노트북LM이 작성한 내용을 붙여 넣습니다.)
몇 초 후 윔시컬 GPT는 보고서의 전체적인 논리 구조를 담은 마인드맵을 생성하고, Whimsical에서 직접 편집할 수 있는 링크를 제공할 겁니다.
2단계: Whimsical.com에서 마인드맵 수정
윔시컬GPT는 훌륭한 초안을 만들어 주지만 이제부터가 진짜 시작입니다. 링크를 클릭해 Whimal.com으로 이동하면, 이 마인드맵을 우리가 직접 수정할 수 있습니다. 단, 주의할 점은 Whimsical에 가입해야 우리가 수정한 내용이 저장된다는 점입니다.
AI의 진짜 가치는 바로 이 부분에 있습니다. 윔시컬에서 대뜸 'MZ세대 이탈에 대한 보고서 구조를 만들어줘'라고 한 뒤 제대로 답을 못한다고 탓할 것이 아니라, 기존 같으면 우리가 처음부터 그렸어야 하는 마인드맵의 초안을 대신 만들어주는 거죠.
3단계: 완성된 '설계도' 내려받기
이렇게 만들어진 마인드맵을 통해 우리는 최종 보고서 작성 전에 내부 논의를 거칠 수가 있겠죠. 여러 명의 아이디어를 더하고 구조를 다듬어 최종 마인드맵이 완성되었다면, 이제 이 결과물을 이미지 파일로 내려받을 수 있습니다.
상단의 Share 버튼을 클릭한 뒤 Export 메뉴에서 이미지 형태로 다운을 받으면 됩니다. 이제 설계도가 완성이 되었으니 집을 지을 차례네요.
<< 내용이 다소 길어진 관계로 두 편에 나누어 올립니다 >>