행사를 만드는 이벤터스는 AI로 어떻게 일할까? | AX 실전 워크숍 후기

안녕하세요. 마케터의 목요일을 깨우는 뉴스레터, 위픽레터의 조희연 매니저입니다.

최근 컨퍼런스와 워크숍, 세미나 등 이런저런 행사에 참여할 일이 많아졌는데요! 세션에서 들은 내용을 열심히 정리해서 인사이트로 가득 전달드리는 것도 좋지만, 막상 행사를 다녀오고 나면 현장의 분위기는 어땠는지, 실제 참여자로서 어떤 게 좋았는지, 다녀온 뒤에는 어떤 생각이 남았는지도 같이 이야기해드리면 좋겠다는 생각이 들더라고요. 행사에 가지 않았더라도 조금은 더 생생하게 경험하실 수 있지 않을까요? 👀

그래서 시작해봅니다! 앞으로 제가 행사를 다녀오거나 흥미로운 곳을 방문할 때마다 하나씩 남겨보려고 해요.

첫 번째로 남겨볼 곳은 이벤터스의 AX 실전 워크숍입니다.

제가 이번에 가장 궁금했던 게 하나 있었는데요! "행사를 만드는 이벤터스에서는 AI를 행사 업무에 어떻게 사용하고 있을까?"였습니다. 저도 행사를 기획하고 운영하다 보면 기획안부터 연사 커뮤니케이션, 모객, 참가자 관리, 안내 메일, 큐시트, 행사 이후 팔로업까지 해야 할 일이 정말 많다고 느끼거든요. 그런데 이 일들을 AI와 함께한다면 어디까지 자동화 할 수 있을까요?

이번 워크숍에서는 이벤터스가 실제로 진행했던 행사를 가지고 행사 준비 과정을 AI와 함께 따라가 봤습니다. 그래서 행사 담당자는 어디까지 AI에게 맡길 수 있는지, 참여하면서 저는 무엇을 느끼고 배웠는지 공유드려볼게요!

이번 워크숍에서는 이벤터스가 실제로 개최했던 BES 2026을 가지고 실습했습니다!

참가자마다 새로운 행사를 하나씩 기획하지 않고, 모두 동일한 자료를 가지고 시작했어요. 덕분에 행사 주제나 내용을 새로 고민할 필요 없이 AI를 어떻게 활용하는지 자체에 집중할 수 있었습니다. 같은 자료를 사용하는 만큼 실제 BES 2026 행사나 옆 사람의 결과와 비교해보기도 쉽고요!

전체 워크숍은 실제 행사 하나를 준비하는 흐름 그대로 구성되어 있었어요. 워크북에서도 셋업부터 D-45 기획, D-30 모객, D-15 준비, D-Day 운영, D+1 사후, 랩업까지 전체 과정을 순서대로 다루고 있습니다.

회의록으로 기획안을 만들고, 연사를 초청하고, 행사 페이지를 열고, 모객 메시지를 만들고, 참가자를 관리하고, 행사 당일 운영과 사후 팔로업까지 이어지는 구조입니다.

다만 저희가 이날 이 모든 과정을 하나씩 끝까지 실습한 건 아니었는데요! 시간 관계상 모든 과정을 직접 해보지는 못했고요. Claude Code 세팅부터 이벤터스 행사 페이지 만들기, 직접 행사 신청하기, 이메일 초안을 만들어 발송해보기, 마지막 랩업까지를 중심으로 실습했습니다.

특히 기억에 남았던 건 이벤터스 행사 페이지를 직접 만들어본 실습이었는데요!

필요한 행사 정보를 AI에게 주고 이벤터스 MCP와 연결하면, 그 내용을 바탕으로 실제 행사 페이지를 만들어볼 수 있었어요. 만들어진 페이지에는 각자 직접 신청도 해봤고요.

BES 2026 현장에서도 이벤터스에서 MCP를 준비하고 있다는 이야기를 들었었는데요. 평소 행사 플랫폼으로 이벤터스를 자주 사용하는 저로서는 “이게 실제로 나오면 행사 준비할 때 어떻게 쓸 수 있을까?”가 꽤 궁금했거든요. 이번에 미리 사용해보니 행사 정보를 가지고 페이지를 만들고, 실제 신청까지 해볼 수 있어서 “아, 이런 식으로 이벤터스 안에서 AI를 활용할 수 있겠구나” 싶었어요. 정식으로 사용할 수 있게 되면 실제 행사 준비할 때 어떻게 활용할 수 있을지도 더 기대됐고요.

그리고 실습 자료도 정말 상세해서 좋았어요. 행사 하나를 준비하는 전체 흐름부터 각 단계에서 어떤 자료가 필요한지, AI를 어디에 활용할 수 있는지, 어떤 프롬프트를 쓰는지까지 하나씩 정리되어 있었습니다. 실제 워크북에서도 행사 확정 정보와 행사 페이지, 채널별 홍보 문구처럼 미션마다 필요한 자료와 결과물이 나뉘어 있어서 워크숍 종료 후에도 혼자 다시 실습해볼 수 있겠다 싶었습니다!

다음에 제가 행사를 준비할 때도 이 자료를 보면 많이 도움을 받을 수 있겠다는 생각이 들었어요. 특히 행사를 처음 준비하는 분이라면 “그래서 행사는 대체 뭐부터 준비해야 하지?” 싶을 때 전체 흐름을 참고하기에도 정말 좋을 것 같아요!

행사를 준비해보신 분들은 아시겠지만, 행사 하나 열려면 생각보다 만들어야 할 게 정말 많습니다.

기획안을 만들고, 연사에게 연락하고, 자료를 요청하고, 참가자에게 안내를 보내고요. 행사 전에는 체크리스트와 큐시트를 만들고, 끝나고 나면 참석자를 정리해서 다시 팔로업해야 합니다. 이번에 전체 과정을 한 번에 보니, 행사마다 내용은 달라도 반복되는 업무가 많다는 걸 새삼스레 느겼는데요.

워크숍에서도 행사 준비 과정을 단계별로 나누고, 각 업무에 AI를 어떻게 활용할 수 있는지 보여주셨습니다. 회의록으로 기획안을 만들거나 연사 초청 메일을 작성하고, 채널별 홍보 문구와 참가자 안내, 큐시트, 행사 이후 팔로업까지 이어지는 식이에요. 그래서 어떤 부분에서 어떻게 자동화를 하거나 AI를 활용할 수 있는지에 대한 아이디어도 얻을 수 있었답니다!

물론 이걸 보고 “그럼 행사 준비를 전부 AI에게 맡기면 되겠네!”라고 생각할 필요는 없어요. 또 그래서는 안 되거나 어려운 부분도 분명 있다고 생각합니다. 다만, 행사할 때마다 매번 다시 하고 있는 일이 무엇인지부터 찾아보면 어떨까요?

예를 들어 매 행사마다 비슷한 내용으로 보내는 연사 자료 요청 메일이 있을 수도 있고, 참가자 안내 문구나 행사 종료 후 정리처럼 형식은 거의 같은데 내용만 바꿔서 쓰는 업무도 있죠! 이런 일들은 매번 처음부터 만들기보다, 한 번 기준을 잘 잡아두고 AI와 같이 하는 편이 훨씬 빠르게 진행할 수 있는데요.

처음부터 “행사 전체를 AI로 자동화하자!”고 생각하면 너무 막막하다고 느끼진 않으셨나요? 저라면 먼저, “이거 다음 행사에서도 또 하겠는데?” 싶은 것부터 하나씩 찾아볼 것 같아요. 혹은 "아, 이거 내가 하나하나 하기 좀 귀찮은데? 하나씩 하면 오래걸리겠는데?" 싶은 부분을 생각해볼 것 같아요.

작게는 메일 하나부터 초안을 AI와 함께 작성해도 되고, 체크리스트나 행사 종료 후 랩업처럼 반복해서 만드는 문서부터 해봐도 좋습니다. AI를 어디에 써야 할지 모르겠다면, 내가 자꾸 반복하고 있는 업무부터 한번 찾아보세요!

AI를 어디에 활용할지 찾았다면, 그다음에는 AI가 일을 할 수 있게 필요한 정보를 잘 준비해두는 것도 중요합니다.

예를 들어 행사 참가자마다 다른 팔로업 메일을 보내고 싶다고 해볼게요. AI에게 그냥 “참가자별로 메일 써줘!”라고 하면 당연히 원하는 결과가 나오기 어렵겠죠. 누가 어떤 세션에 참여했는지, 어떤 질문을 했는지, 설문에는 뭐라고 답했는지처럼 참가자에 대한 정보가 먼저 있어야 각자에게 맞는 내용을 만들 수 있습니다.

우리 회사가 평소 쓰는 말투로 작성해달라고 하고 싶다면 기존에 보낸 메일이나 콘텐츠도 참고할 수 있어야 하고요. 지난 행사와 비교하고 싶다면 지난 행사에서 어떤 내용을 진행했고, 결과가 어땠는지도 남아 있어야 합니다.

결국 AI에게 일을 잘 시키고 싶다면, 먼저 AI가 참고할 수 있는 자료가 잘 정리되어 있어야 한다는 건데요. 이 부분에서 워크숍에서 이야기한 “AX 전에 DX가 필요하다”는 말이 정말 공감되었습니다!

행사를 운영하면서 자료가 아예 없는 경우는 많지 않으실 텐데요. 중요한 건 그 자료를 다음에도 다시 쓸 수 있게 얼마나 잘 정리해두느냐인 것 같습니다. 저희도 행사 준비를 할 때는 통합 문서 하나에 전체 내용을 모아서 관리하고 있는데요! 일정, 준비 사항, 참가자 관련 내용, 운영하면서 결정한 내용까지 한 곳에 구조화해서 정리해두니까 이전 행사 내용을 확인할 때도 훨씬 편하더라고요.

특히 다음 행사를 준비할 때 “지난번에는 이걸 어떻게 했지?” 하고 여기저기 찾아볼 필요 없이, 통합 문서 안에서 필요한 내용을 바로 확인할 수 있다는 점이 좋았어요. 이렇게 업무와 데이터가 한곳에 잘 정리되어 있다면 사람도 보기 편하지만, AI에게 필요한 정보를 전달하기도 훨씬 쉬워집니다.

워크숍에서는 Claude Code를 처음 세팅하면서 글로벌과 프로젝트에는 어떤 정보를 넣어두면 좋은지도 설명해주셨는데요.

처음에는 용어가 조금 어렵게 느껴질 수 있는데, 저는 “매번 다시 설명해야 하는 내용을 미리 정리해두는 거구나” 정도로 이해하니 훨씬 쉬웠어요.

좋은 프롬프트를 찾는 것도 물론 중요합니다. 하지만 그 전에 AI에게 줄 정보가 충분한지, 그 정보가 다시 활용할 수 있게 잘 정리되어 있는지도 같이 봐야겠더라고요. 특히 행사처럼 이전 자료와 참가자 데이터가 계속 쌓이는 업무라면, 정보를 잘 쌓아두는 것 자체가 AI 활용의 시작일 수 있겠다는 생각이 들었습니다!

AI를 쓰다 보면 이런 경험 한 번쯤 있으시죠?
열심히 설명했는데 결과물을 받아보니, “앗... 내가 원한 건 이게 아닌데?”싶을 때요! 저도 종종 그럽니다..^^

이럴 때 그냥 새 채팅을 열어서 처음부터 다시 설명하거나, 다른 AI를 사용하기 쉬운데요. 이번 워크숍에서는 처음 결과가 마음에 들지 않더라도 필요한 맥락을 계속 주면서 써보는 것도 중요하다는 걸 느꼈어요. 예를 들어 내가 요청한 내용에 애매한 부분이 있다면, AI가 알아서 판단하게 두기보다 먼저 질문하게 만들 수 있어요.

“내가 말한 내용 중에 모호한 부분이 있으면 먼저 질문해줘.”

“작업하기 전에 필요한 정보가 더 있으면 나한테 물어봐.”처럼요.

저는 이것도 꽤 유용하다고 느꼈어요. 계속 결과물을 받아보고 수정하는 것보다, 애초에 필요한 내용을 먼저 확인하고 시작하면 서로 덜 헤맬 수 있으니까요!

그리고 결과가 마음에 들지 않는다면 왜 아닌지도 계속 알려줘야 합니다. 말투가 안 맞는지, 중요한 내용이 빠졌는지, 너무 길게 썼는지, 내가 평소 쓰지 않는 표현이 들어갔는지요. 그냥 “별론데?” 하고 끝내거나 "다시해"라고만 한다면... AI도 뭘 바꿔야 할지 알 수 없겠죠.

“이 표현은 내가 잘 안 써.”, “이 부분은 너무 추상적이야.”, “나는 이렇게 말하는 편이야.”처럼 계속 기준을 알려주는 게 중요합니다!

그리고 이번 워크숍에서 또 기억에 남았던 게 마지막 wrap-up 과정이었어요. AI와 작업했다고 해서 그 내용이 다음에도 알아서 다 남아 있지는 않죠. 그래서 작업이 끝났다면 무엇을 했는지, 어떤 결정을 했는지, 다음에는 무엇을 해야 하는지를 따로 정리해두는 과정이 필요합니다.

워크숍에서도 current.md와 날짜별 로그를 남기고, 다음 세션에서는 current.md를 먼저 읽고 시작하도록 구성되어 있었어요.

사실 저도 반복해서 하는 업무가 있어도 그때그때 다시 시키거나, 이전에 잘 나온 결과물을 찾아서 참고하는 정도로 끝낼 때가 더러 있었거든요. 굳이 스킬로 만들어두지 않는 경우가 더 많았습니다.

그런데 이번 워크숍에서 wrap-up, current.md, 스킬화를 하나의 흐름으로 보니까 왜 반복 업무를 따로 남겨두는 게 중요한지 다시 생각하게 됐습니다.매번 비슷한 업무를 할 때마다 처음부터 설명하는 것보다, 한 번 잘 만든 기준과 진행 방식을 다음에도 바로 사용할 수 있게 해두는 편이 당연히 더 편하잖아요?

예를 들어 행사 종료 후 랩업이나 체크리스트처럼 매번 비슷한 방식으로 진행하는 업무라면, 잘 됐던 방식까지 같이 남겨두고 다음 행사에서 다시 활용할 수 있고요. 저도 앞으로는 “이거 자주 하는데?” 싶은 업무가 생기면 그냥 넘기지 말고 스킬로 만들어볼까? 한 번 더 생각해보려고 합니다!

AI를 쓰는 것 자체도 중요하지만, 잘 된 방식을 다음에도 그대로 이어갈 수 있게 만들어두는 것까지가 실무 포인트입니다!

사실 Claude는 써봤어도 일반 채팅과 Claude Code는 뭐가 다른지, MCP는 뭔지 정확히 설명하려고 하면 선뜻 답이 나오지 않을 때도 있잖아요.

저도 사용은 해봤지만 개념을 하나씩 정리해서 배운 적은 없었는데요. 이번 워크숍에서는 실습에 들어가기 전에 Claude와 Claude Code의 차이, 글로벌과 프로젝트, API와 MCP 같은 기본 개념부터 하나씩 설명해주셨어요.

그리고 앞에서 보여드린 것처럼 워크북에도 개념 설명이 같이 정리되어 있어서, 중간에 헷갈리는 내용이 있으면 다시 확인하기도 편했습니다. 그래서 Claude를 이제 막 사용하기 시작한 분들도 부담 없이 따라갈 수 있겠다 싶었어요! 이미 사용하고 있는 분들도 내가 지금 쓰고 있는 기능이 어떤 구조인지 한 번 정리해서 이해하기 좋고요.

저도 성덕님과 함께 들으면서 “아, 내가 쓰던 게 이런 개념이었구나!”하고 정리되는 부분이 있었습니다.

그리고 실습형 워크숍은 한 번 막히기 시작하면 그다음 단계까지 계속 놓칠 수 있다는 게 걱정되기도 하고, 나만 늦어지는 것 같이 느껴지면 초초한 마음도 드는데요.

이번에는 실습에 필요한 프롬프트와 자료가 미리 준비되어 있었고, 이벤터스 스태프분들도 중간중간 돌아다니면서 잘 따라오고 있는지 계속 확인해주셨어요. 안 되는 부분이 있으면 바로 여쭤볼 수도 있었고요.

사람 많은 곳에서 갑자기 손 들고 “저 안 돼요!” 하기 조금 부담스러운 분들도 계실 텐데요..! 이벤터스 페이지 안에도 ‘도움이 필요해요’ 기능이 따로 있어서 버튼으로 도움을 요청할 수도 있었습니다.

워크숍 내용만큼 이런 운영 방식도 눈에 들어오더라고요! 실습 자료를 상세하게 준비하는 것도 중요하지만, 참가자가 중간에 막혔을 때 다시 따라올 수 있도록 여러 방법을 준비해둔 점도 좋았습니다. 저도 행사를 운영하는 입장에서 참고해볼 만한 부분이었고요.

다만 건물의 와이파이 상태로 인해 실습이 조금 지연되기도 해서, 다음에는 네트워크 환경이 조금 더 안정적이면 훨씬 편하고 빠르게 진행될 것 같습니다! 또 참가자마다 AI 활용 수준이 달라서, 모두 같은 속도로 따라가는 방식은 조금 아쉬울 수도 있겠다는 생각은 들었어요.

처음 접하는 분들은 지금처럼 하나씩 천천히 따라가고, 이미 익숙한 분들은 워크북의 다음 단계까지 먼저 진행해볼 수 있다고 안내해주거나, 아예 숙련도에 따라 그룹을 나눠 실습해봐도 좋을 것 같았습니다. 그러면 처음 배우는 분들은 조급하지 않게 따라갈 수 있고, 익숙한 분들도 기다리는 시간 없이 자기 속도에 맞게 더 많이 해볼 수 있을 것 같아요!

그럼 이 워크숍은 어떤 분께 추천하고 싶냐고 하면요! 행사를 처음 준비하는 분, 적은 인원으로 행사 업무를 하고 있는 분, AI를 행사 업무에 써보고 싶은데 어디부터 시작해야 할지 모르겠는 분께 잘 맞을 것 같아요.

행사 준비 과정 자체를 처음 접하는 분이라면 전체 흐름을 한 번 쭉 따라가볼 수 있고요. 이미 행사를 하고 있는 분이라면 “내가 매번 하고 있는 이 업무도 AI와 같이 해볼 수 있겠는데?” 하고 적용할 부분을 찾아보기 좋습니다. Claude는 사용하고 있지만 Claude Code나 MCP는 아직 낯선 분에게도 괜찮고요!

가볍게 정리하면 이런 분들이에요.

저도 행사를 준비하면서 해야 할 일이 많다고 느끼는 편이라, 행사 업무 하나를 놓고 AI를 어디에 어떻게 붙여볼 수 있는지 처음부터 끝까지 따라가본 것 자체가 좋았어요. 특히 “AI를 써야지!”라고만 생각하면 막막한데, 내가 실제로 하는 업무를 하나씩 놓고 보니까 어디서부터 시작해볼지 훨씬 쉽게 보였습니다.

이번 워크숍을 다녀오고 나니, 행사 업무에 AI를 어디에 쓸 수 있는지도 많이 배웠지만 내가 반복하고 있는 업무를 잘 정리하고, 다음에도 이어서 쓸 수 있게 만들어두는 게 중요하구나 싶었어요.

행사 준비에 AI를 한번 활용해보고 싶다면, 처음부터 거창하게 자동화하려 하지 말고 내가 자꾸 반복하고 있는 일 하나부터 찾아보셔도 좋겠습니다! 그럼 다음 〈에디터가 간다〉에서도 재미있는 곳 다녀와서 또 이야기해볼게요. 👀