안녕하세요. 마케터의 목요일을 깨우는 뉴스레터, 위픽레터의 조희연 매니저입니다.
최근 컨퍼런스와 워크숍, 세미나 등 이런저런 행사에 참여할 일이 많아졌는데요! 세션에서 들은 내용을 열심히 정리해서 인사이트로 가득 전달드리는 것도 좋지만, 막상 행사를 다녀오고 나면 현장의 분위기는 어땠는지, 실제 참여자로서 어떤 게 좋았는지, 다녀온 뒤에는 어떤 생각이 남았는지도 같이 이야기해드리면 좋겠다는 생각이 들더라고요. 행사에 가지 않았더라도 조금은 더 생생하게 경험하실 수 있지 않을까요? 👀
그래서 시작해봅니다! 앞으로 제가 행사를 다녀오거나 흥미로운 곳을 방문할 때마다 하나씩 남겨보려고 해요.
첫 번째로 남겨볼 곳은 이벤터스의 AX 실전 워크숍입니다.
제가 이번에 가장 궁금했던 게 하나 있었는데요! "행사를 만드는 이벤터스에서는 AI를 행사 업무에 어떻게 사용하고 있을까?"였습니다. 저도 행사를 기획하고 운영하다 보면 기획안부터 연사 커뮤니케이션, 모객, 참가자 관리, 안내 메일, 큐시트, 행사 이후 팔로업까지 해야 할 일이 정말 많다고 느끼거든요. 그런데 이 일들을 AI와 함께한다면 어디까지 자동화 할 수 있을까요?
이번 워크숍에서는 이벤터스가 실제로 진행했던 행사를 가지고 행사 준비 과정을 AI와 함께 따라가 봤습니다. 그래서 행사 담당자는 어디까지 AI에게 맡길 수 있는지, 참여하면서 저는 무엇을 느끼고 배웠는지 공유드려볼게요!
이번 워크숍에서는 이벤터스가 실제로 개최했던 BES 2026을 가지고 실습했습니다!
참가자마다 새로운 행사를 하나씩 기획하지 않고, 모두 동일한 자료를 가지고 시작했어요. 덕분에 행사 주제나 내용을 새로 고민할 필요 없이 AI를 어떻게 활용하는지 자체에 집중할 수 있었습니다. 같은 자료를 사용하는 만큼 실제 BES 2026 행사나 옆 사람의 결과와 비교해보기도 쉽고요!
전체 워크숍은 실제 행사 하나를 준비하는 흐름 그대로 구성되어 있었어요. 워크북에서도 셋업부터 D-45 기획, D-30 모객, D-15 준비, D-Day 운영, D+1 사후, 랩업까지 전체 과정을 순서대로 다루고 있습니다.
회의록으로 기획안을 만들고, 연사를 초청하고, 행사 페이지를 열고, 모객 메시지를 만들고, 참가자를 관리하고, 행사 당일 운영과 사후 팔로업까지 이어지는 구조입니다.
다만 저희가 이날 이 모든 과정을 하나씩 끝까지 실습한 건 아니었는데요! 시간 관계상 모든 과정을 직접 해보지는 못했고요. Claude Code 세팅부터 이벤터스 행사 페이지 만들기, 직접 행사 신청하기, 이메일 초안을 만들어 발송해보기, 마지막 랩업까지를 중심으로 실습했습니다.
특히 기억에 남았던 건 이벤터스 행사 페이지를 직접 만들어본 실습이었는데요!
필요한 행사 정보를 AI에게 주고 이벤터스 MCP와 연결하면, 그 내용을 바탕으로 실제 행사 페이지를 만들어볼 수 있었어요. 만들어진 페이지에는 각자 직접 신청도 해봤고요.
BES 2026 현장에서도 이벤터스에서 MCP를 준비하고 있다는 이야기를 들었었는데요. 평소 행사 플랫폼으로 이벤터스를 자주 사용하는 저로서는 “이게 실제로 나오면 행사 준비할 때 어떻게 쓸 수 있을까?”가 꽤 궁금했거든요. 이번에 미리 사용해보니 행사 정보를 가지고 페이지를 만들고, 실제 신청까지 해볼 수 있어서 “아, 이런 식으로 이벤터스 안에서 AI를 활용할 수 있겠구나” 싶었어요. 정식으로 사용할 수 있게 되면 실제 행사 준비할 때 어떻게 활용할 수 있을지도 더 기대됐고요.
그리고 실습 자료도 정말 상세해서 좋았어요. 행사 하나를 준비하는 전체 흐름부터 각 단계에서 어떤 자료가 필요한지, AI를 어디에 활용할 수 있는지, 어떤 프롬프트를 쓰는지까지 하나씩 정리되어 있었습니다. 실제 워크북에서도 행사 확정 정보와 행사 페이지, 채널별 홍보 문구처럼 미션마다 필요한 자료와 결과물이 나뉘어 있어서 워크숍 종료 후에도 혼자 다시 실습해볼 수 있겠다 싶었습니다!
다음에 제가 행사를 준비할 때도 이 자료를 보면 많이 도움을 받을 수 있겠다는 생각이 들었어요. 특히 행사를 처음 준비하는 분이라면 “그래서 행사는 대체 뭐부터 준비해야 하지?” 싶을 때 전체 흐름을 참고하기에도 정말 좋을 것 같아요!
행사를 준비해보신 분들은 아시겠지만, 행사 하나 열려면 생각보다 만들어야 할 게 정말 많습니다.
기획안을 만들고, 연사에게 연락하고, 자료를 요청하고, 참가자에게 안내를 보내고요. 행사 전에는 체크리스트와 큐시트를 만들고, 끝나고 나면 참석자를 정리해서 다시 팔로업해야 합니다. 이번에 전체 과정을 한 번에 보니, 행사마다 내용은 달라도 반복되는 업무가 많다는 걸 새삼스레 느겼는데요.
워크숍에서도 행사 준비 과정을 단계별로 나누고, 각 업무에 AI를 어떻게 활용할 수 있는지 보여주셨습니다. 회의록으로 기획안을 만들거나 연사 초청 메일을 작성하고, 채널별 홍보 문구와 참가자 안내, 큐시트, 행사 이후 팔로업까지 이어지는 식이에요. 그래서 어떤 부분에서 어떻게 자동화를 하거나 AI를 활용할 수 있는지에 대한 아이디어도 얻을 수 있었답니다!
물론 이걸 보고 “그럼 행사 준비를 전부 AI에게 맡기면 되겠네!”라고 생각할 필요는 없어요. 또 그래서는 안 되거나 어려운 부분도 분명 있다고 생각합니다. 다만, 행사할 때마다 매번 다시 하고 있는 일이 무엇인지부터 찾아보면 어떨까요?
예를 들어 매 행사마다 비슷한 내용으로 보내는 연사 자료 요청 메일이 있을 수도 있고, 참가자 안내 문구나 행사 종료 후 정리처럼 형식은 거의 같은데 내용만 바꿔서 쓰는 업무도 있죠! 이런 일들은 매번 처음부터 만들기보다, 한 번 기준을 잘 잡아두고 AI와 같이 하는 편이 훨씬 빠르게 진행할 수 있는데요.
처음부터 “행사 전체를 AI로 자동화하자!”고 생각하면 너무 막막하다고 느끼진 않으셨나요? 저라면 먼저, “이거 다음 행사에서도 또 하겠는데?” 싶은 것부터 하나씩 찾아볼 것 같아요. 혹은 "아, 이거 내가 하나하나 하기 좀 귀찮은데? 하나씩 하면 오래걸리겠는데?" 싶은 부분을 생각해볼 것 같아요.
작게는 메일 하나부터 초안을 AI와 함께 작성해도 되고, 체크리스트나 행사 종료 후 랩업처럼 반복해서 만드는 문서부터 해봐도 좋습니다. AI를 어디에 써야 할지 모르겠다면, 내가 자꾸 반복하고 있는 업무부터 한번 찾아보세요!